Tầm quan trọng của PDCA trong doanh nghiệp

Sự thành công của bất kỳ doanh nghiệp nào đều được đánh dấu bằng quy trình làm việc hoàn hảo. Xe đạp PDCA là một trong những công cụ hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp đang được nhiều nhà quản lý cấp cao áp dụng. Không phải ngẫu nhiên mà PDCA chính là chìa khóa “vàng” dẫn đến thành công. Hãy khám phá lý do ngay qua bài viết dưới đây nhé!

PDCA là gì?

PDCA là viết tắt của các từ Plan – Do (hành động) – Check – Act (điều chỉnh, cải tiến). Đây là phương pháp quản lý lặp đi lặp lại gồm bốn bước được sử dụng trong kinh doanh và sản xuất để kiểm soát và liên tục cải tiến các quy trình và sản phẩm.

Bạn đang xem: Tầm quan trọng của PDCA trong doanh nghiệp

PDCA còn được biết đến với tên gọi khác là chu trình bánh xe Deming hay chu trình Deming. Chu trình này được William Edwards Deming phát biểu từ nền tảng lý thuyết của Walter A. Shewhart và được áp dụng rộng rãi ở Nhật Bản, đặc biệt trong giai đoạn sau Thế chiến thứ hai nhằm giúp khôi phục nền kinh tế Nhật Bản “thần kỳ”. .

PDCA khuyến khích các doanh nghiệp và nhà quản lý liên tục lặp lại chu trình 4 bước cho đến khi giải quyết và đạt được mục tiêu cải tiến. Mô hình này rất hữu ích cho việc tìm kiếm các cải tiến, đặc biệt là trong quá trình thử nghiệm trước khi đưa dự án vào vận hành. Từ đó, giúp doanh nghiệp đạt được nhiều mục tiêu như tiết kiệm chi phí, tối ưu hóa nguồn lực, nâng cao sự hài lòng, nâng cao tính cạnh tranh và tăng lợi nhuận,…

PDCA là gì?

4 bước trong quy trình PDCA

Chính cái tên PDCA đã cho thấy quá trình này sẽ bao gồm 4 bước. Mỗi bước sẽ đóng một vai trò quyết định. Cụ thể bao gồm:

Lập kế hoạch – Lập kế hoạch

Một kế hoạch rõ ràng, chi tiết và đi đúng hướng sẽ giúp bạn phân chia và điều hướng dễ dàng hơn:

• Thiết lập mục tiêu, mục tiêu cải tiến hoặc kế hoạch cải tiến hoặc cả hai.
• Mô tả rõ ràng và cụ thể các công việc cần thực hiện.
• Tổ chức nhóm và đặt ra thời hạn.
• Ghi lại các nguồn lực cần thiết cho kế hoạch như: tài liệu, nguồn lực, nhân lực,…
• Từ nhiệm vụ, lập bản mô tả công việc đầy đủ, chi tiết từ người phụ trách, những việc cần làm, kết quả mong đợi, cách thức thao tác và hướng dẫn nếu có…

Làm – Làm

• Phân công nhiệm vụ, theo dõi chặt chẽ và cập nhật thường xuyên tiến độ công việc hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng.
• Hãy thực hiện công việc của bạn một cách nghiêm túc, thường xuyên ghi lại các vấn đề phát sinh khi bạn tiến hành.

Kiểm tra – Kiểm tra dữ liệu

Kiểm tra là một trong những bước quan trọng giúp bạn kiểm soát được mọi thứ. Nhiều công ty cho rằng chỉ cần đánh giá hàng tháng, hàng năm nhưng trên thực tế, việc kiểm tra thường xuyên sẽ đảm bảo chất lượng tốt nhất.

Để thực hiện bước này doanh nghiệp cần:

• Kiểm tra thường xuyên và liên tục xem kết quả công việc có đạt mục tiêu đề ra hay không.
• Ghi lại các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện. Chúng có tác động và ảnh hưởng gì?
• Xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề và sau đó đề xuất giải pháp.

Hành động – Hành động

• Sau khi theo dõi, kiểm tra và nhận biết được chỗ đúng, chỗ sai, việc bạn cần làm bây giờ là sửa chữa những sai sót.
• Những sai sót sẽ được sửa chữa như thế nào? Làm thế nào để tránh những lỗi có thể xảy ra? Hãy đề xuất biện pháp và yêu cầu thực hiện.

Quy trình PDCA bao gồm 4 bước

Tầm quan trọng của PDCA trong kinh doanh

PDCA được coi là chìa khóa vàng dẫn đến thành công nhờ ý nghĩa mà nó mang lại cho doanh nghiệp. Dưới đây là 5 vai trò mà hầu hết doanh nghiệp đều nhận ra khi áp dụng chu trình này.

Cải tiến quy trình

Xem thêm : 2006 hợp xe màu gì? Top màu may mắn nam, nữ Bính Tuất

PDCA giúp xác định và phân tích những điểm yếu trong quá trình làm việc và sản xuất của doanh nghiệp. Từ đó đưa ra các giải pháp cải tiến hiệu quả. Quy trình sẽ liên tục được tối ưu hóa, loại bỏ các bước không cần thiết nhằm giảm thiểu lãng phí, tiết kiệm thời gian và chi phí. Hoạt động lao động, sản xuất sẽ được cải thiện cả về chất và lượng.

Quản lý thay đổi

PDCA cung cấp một khuôn khổ để thực hiện và quản lý các thay đổi một cách hiệu quả. Doanh nghiệp có thể nhận diện rõ ràng những rủi ro tiềm ẩn và xây dựng phương án dự phòng nhằm giảm thiểu những tác động tiêu cực. Không chỉ vậy, thông qua đó đơn vị có thể phát huy khả năng thích ứng và linh hoạt trong môi trường kinh doanh luôn thay đổi.

PDCA giúp doanh nghiệp liên tục sửa đổi và giải quyết rủi ro

Quản lý chất lượng

PDCA là nền tảng cho một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả, đảm bảo tính nhất quán và tuân thủ các tiêu chuẩn chất lượng. Những lỗi, sai sót trong sản phẩm, dịch vụ sẽ dần được loại bỏ. Chất lượng sản phẩm, dịch vụ sẽ tăng lên rõ rệt, khách hàng sẽ tin tưởng và hài lòng hơn. Từ đó, củng cố uy tín thương hiệu và tạo lợi thế cạnh tranh trên thị trường.

TẠO TÀI KHOẢN MỚI – MAY MẮN NHẬN VOUCHER 100K

HỌC TẬP ĐIỆN TỬ MIỄN PHÍ

Duy trì sự cải tiến liên tục

PDCA tạo ra một vòng cải tiến liên tục, khuyến khích học hỏi từ kinh nghiệm và không ngừng tìm kiếm những cách làm việc hiệu quả hơn. Những xu hướng mới sẽ được cập nhật và đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng. Nhờ đó, doanh nghiệp dễ dàng tăng khả năng cạnh tranh và tạo nền tảng cho sự phát triển bền vững.

Tăng năng suất và hiệu quả

Bộ máy nhân sự cồng kềnh, khó kiểm soát, mỗi hạng mục công việc phải mất nhiều thời gian để hoàn thành. Mọi thứ sẽ biến mất! Thay vào đó là hệ thống nhân sự tối giản với năng suất tối đa. Khi đó, chu trình PDAC sẽ giúp doanh nghiệp của bạn giảm thiểu chi phí và tăng lợi nhuận từ mọi phía.

PDCA giúp việc kinh doanh thành công trở nên đơn giản

Xem thêm:

Quy trình PDCA trong quản lý chất lượng

Xem thêm : Cặp sao Diên Hy Công Lược chính thức về chung 1 nhà

Quá trình PDCA đóng vai trò quan trọng trong việc triển khai và duy trì hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015. Dưới đây là quy trình tiêu chuẩn trong quản lý chất lượng.

Lập kế hoạch – Điều khoản 4 – 6

• Xác định bối cảnh tổ chức: Phân tích các yếu tố bên trong và bên ngoài ảnh hưởng đến HQC, bao gồm mục tiêu chiến lược, khách hàng, thị trường, đối thủ cạnh tranh, v.v. (Khoản 4).
• Xác định nhu cầu và mong đợi của khách hàng: Thu thập và phân tích thông tin về nhu cầu và mong đợi của khách hàng để xây dựng mục tiêu chất lượng phù hợp (Khoản 4).
• Xác định phạm vi HQC: Xác định các quy trình, sản phẩm/dịch vụ thuộc phạm vi áp dụng HQC (Điều 4).
• Thiết lập hệ thống quản lý chất lượng: Xây dựng các tài liệu HQC, bao gồm Sổ tay chất lượng, Quy trình, Biểu mẫu, v.v. (Khoản 5).
• Xác định rủi ro và cơ hội: Phân tích rủi ro tiềm ẩn và cơ hội cải tiến liên quan đến chất lượng (Khoản 6).
• Lập kế hoạch hành động: Lập kế hoạch cụ thể cho các hoạt động cải tiến chất lượng, bao gồm mục tiêu, trách nhiệm, nguồn lực và thời gian thực hiện (Khoản 6).

Do (Do) – Mệnh đề 7 – 8

• Hỗ trợ: Cung cấp các nguồn lực cần thiết cho việc triển khai HQC, bao gồm đào tạo nhân viên, trang thiết bị, tài chính, v.v. (Khoản 7).
• Thực hiện các hoạt động theo kế hoạch: Thực hiện các hoạt động cải tiến chất lượng theo kế hoạch (Khoản 7).
• Quản lý thông tin: Thu thập, lưu trữ và quản lý thông tin liên quan đến HQC một cách hiệu quả (Khoản 7).
• Kiểm soát hoạt động: Giám sát và kiểm soát các hoạt động tại HQC để đảm bảo thực hiện đúng quy trình và đạt được mục tiêu (Khoản 8).

Kiểm tra, đánh giá việc thực hiện (Check) – Điều 9

• Giám sát và đo lường: Theo dõi và đo lường hiệu quả của các hoạt động cải tiến chất lượng so với các mục tiêu đã đề ra (Khoản 9).
• Phân tích dữ liệu: Phân tích dữ liệu thu thập được để xác định điểm mạnh, điểm yếu và cơ hội cải tiến (Khoản 9).
• Kiểm tra nội bộ: Tiến hành kiểm tra nội bộ HQC định kỳ để đảm bảo HQC hoạt động hiệu quả (Khoản 9).

Hành động Cải thiện (Đạo luật) – Điều 10

• Hành động khắc phục: Xác định và thực hiện các hành động khắc phục đối với các vấn đề được phát hiện trong quá trình kiểm tra (Khoản 10).
• Cải thiện HQC: Cải thiện HQC dựa trên kết quả đánh giá và kinh nghiệm thu thập được (Khoản 10).
• Rút kinh nghiệm: Chia sẻ kinh nghiệm, bài học rút ra từ việc áp dụng PDCA nhằm nâng cao hiệu quả HQC (Điều 10).

Hãy đọc ngay những thông tin chia sẻ thú vị sau đây:

Quy trình PDCA trong quản lý cũng bao gồm 4 bước quan trọng

Khám phá thêm nhiều bài viết hay cùng School of Transport như: “Kỹ năng lập kế hoạch“,”Lập kế hoạch tài chính cá nhân”, và một số mẹo sống có thể bạn chưa biết. Ngoài ra, đừng bỏ lỡ những chủ đề hấp dẫn này khái niệm lãnh đạo Và Phong cách lãnh đạo là gì?.

Những thách thức khi thực hiện quy trình PDCA

PDCA là một quá trình mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc thực hiện hiệu quả cũng đi kèm với những khó khăn, thách thức. Bao gồm:

• Thiếu cam kết từ phía lãnh đạo: Việc áp dụng PDCA cần có sự hỗ trợ mạnh mẽ từ phía lãnh đạo. Họ sẽ là người quyết định và khuyến khích nhân viên tham gia vào các quy trình cụ thể.

• Khó khăn trong việc xác định vấn đề: PDCA không phải lúc nào cũng tìm ra vấn đề để giải quyết. Bởi vì, quá trình này có thể thiếu thông tin, dữ liệu, khó phân biệt nguyên nhân, triệu chứng,…

• Khó khăn trong việc đo lường kết quả: Hiệu quả đo lường có thể bị ảnh hưởng do thiếu các chỉ số phù hợp, số liệu thu thập chưa chắc đã chính xác,…
• Văn hóa doanh nghiệp không phù hợp: Áp dụng PDCA đòi hỏi doanh nghiệp phải khuyến khích học hỏi, sáng tạo, chia sẻ và chấp nhận rủi ro. Tuy nhiên, văn hóa doanh nghiệp đôi khi không phù hợp vì văn hóa tập trung vào quy trình hơn là cải tiến. Văn hóa ngại rủi ro, thiếu ý tưởng mới,…

Chu trình PDCA sẽ là chiếc chìa khóa “vàng” giúp doanh nghiệp phát triển nếu được thực hiện đúng cách và đúng thời điểm. Vì vậy, hãy nghiên cứu kỹ trước khi áp dụng, tránh nóng vội có thể dẫn đến thất bại và những ảnh hưởng không đáng có nhé!

Chúc bạn thành công!

Tham khảo nhu cầu tuyển dụng của các ngành tiềm năng:

— Nội bộ nhân sự —

School of Transport – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam

Nguồn: https://truonggiaothongvantai.edu.vn
Danh mục: Blog