Kanban là gì? Tìm hiểu các nguyên lý của Kanban

Ở nơi làm việc hiện đại, việc quản lý dự án và tổ chức công việc có thể phức tạp. Để giải quyết vấn đề này, nhiều phương pháp quản lý đã được nghiên cứu và áp dụng, trong đó có phương pháp Kanban, được coi là “chìa khóa” giúp Toyota trở thành một trong những nhà sản xuất ô tô hàng đầu. thế giới. Trong bài viết dưới đây chúng tôi sẽ giới thiệu Kanbannguyên tắc, cách thực hiện và chiến lược tối ưu hóa quy trình làm việc theo mô hình này.

Kanban là gì?

Kanban là thuật ngữ có nguồn gốc từ Nhật Bản, ban đầu được Toyota áp dụng trong sản xuất ô tô. Trong tiếng Nhật, “kan” có nghĩa là “nhìn” và “ban” có nghĩa là “thẻ”, nên Kanban có thể hiểu là “bảng thông tin”.

Bạn đang xem: Kanban là gì? Tìm hiểu các nguyên lý của Kanban

Mô hình Kanban được sử dụng để trực quan hóa các nhiệm vụ cần thực hiện, giúp các thành viên dự án nắm bắt được trạng thái của các nhiệm vụ trong quy trình làm việc. Cách đơn giản để áp dụng Kanban là sử dụng bảng trắng và dán các tờ giấy màu để mô tả và quản lý tiến độ công việc.

Tìm hiểu Kanban là gì?

Lợi ích của Kanban trong quản lý công việc

Dưới đây là một số lợi ích của việc sử dụng Kanban trong quản lý công việc:

Sắp xếp công việc linh hoạt

Nhóm Kanban tập trung vào công việc hiện tại, chỉ tiến hành một số lượng công việc hạn chế để tránh tình trạng quá tải. Khi một hạng mục công việc được hoàn thành, nhóm sẽ chuyển hạng mục tiếp theo vào công việc đang được thực hiện.

Người lãnh đạo dự án có thể dễ dàng sắp xếp lại các hồ sơ tồn đọng mà không làm gián đoạn nhóm. Điều này đảm bảo rằng những nhiệm vụ quan trọng nhất luôn được ưu tiên và thực hiện đúng thời hạn.

Rút ngắn thời gian hoàn thành công việc

Thời gian chu kỳ đo lượng thời gian cần thiết để một đơn vị công việc thực hiện toàn bộ quy trình làm việc của nhóm, từ khi bắt đầu đến khi hoàn thành. Việc tối ưu hóa thời gian chu trình giúp các nhóm dự đoán chính xác thời gian phân phối công việc trong tương lai, từ đó giảm thiểu thời gian hoàn thành công việc.

Ở Kanban, không ai giữ vai trò duy nhất trong một kỹ năng cụ thể, để tránh tắc nghẽn khi một người gặp khó khăn. Thay vào đó, nhóm Kanban khuyến khích các thành viên hỗ trợ và bổ sung các kỹ năng của nhau, đảm bảo mọi người đều được học hỏi và không bị giới hạn ở một lĩnh vực kỹ năng duy nhất.

Số liệu trực quan

Một trong những giá trị cốt lõi của Kanban là liên tục cải thiện hiệu suất và hiệu quả của nhóm qua từng chu kỳ làm việc. Công việc được theo dõi thông qua biểu đồ trực quan, giúp các nhóm dễ dàng xác định và cải tiến quy trình.

Các biểu đồ này, chẳng hạn như biểu đồ kiểm soát và biểu đồ luồng tích lũy, cung cấp dữ liệu trực quan về hiệu suất công việc, giúp các nhóm phát hiện và loại bỏ các tắc nghẽn trong quy trình. Điều này đảm bảo rằng nhóm luôn cải tiến và tối ưu hóa cách thức hoạt động.

Chuyển liên tục

Xem thêm : Kỷ Mão 1999 hợp xe màu gì? Màu phong thủy tuổi 1999

Phân phối liên tục (CD), bao gồm việc thường xuyên làm việc với khách hàng về quy trình phát hành sản phẩm, là một tính năng nổi bật của phương pháp Agile. Kanban và CD bổ sung cho nhau rất tốt vì cả hai đều tập trung vào việc cung cấp giá trị kịp thời và liên tục.

Trên thực tế, một nhóm đưa sự đổi mới ra thị trường càng nhanh thì sản phẩm của họ sẽ càng có tính cạnh tranh cao. Các nhóm Kanban tập trung vào việc tối ưu hóa quy trình làm việc, đảm bảo rằng họ có thể đáp ứng nhanh chóng và hiệu quả nhu cầu của khách hàng và mang lại giá trị cao nhất.

Lợi ích của Kanban trong quản lý công việc

Khám phá thêm nhiều bài viết hay cùng School of Transport như: “Vận Mệnh Hỏa là gì??”, “Vận mệnh kim loại là gì??”, và một số kỹ năng mềm như “Vuca là gì??”, “COCC là gì??” mà có thể bạn chưa biết. Ngoài ra, đừng bỏ lỡ những chủ đề hấp dẫn này công nghệ chuỗi khối Và Lợi ích của công nghệ trong cuộc sống.

5 nguyên tắc của Kanban

Kanban là một phương pháp quản lý công việc trực quan và linh hoạt giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và cải thiện hiệu suất của nhóm. Nguyên tắc hoạt động cơ bản của Kanban như sau:

Trực quan hóa quy trình làm việc

Kanban sử dụng bảng, cột và thẻ để trực quan hóa nhiệm vụ và quy trình làm việc. Mỗi thẻ trên bảng Kanban đại diện cho một nhiệm vụ cần thực hiện, trong khi các cột trên bảng đại diện cho các giai đoạn khác nhau của quy trình làm việc, tương ứng với các trạng thái khác nhau của nhiệm vụ. Một bảng Kanban đơn giản thường có ba cột: Việc cần làm, Đang làm và Đã hoàn thành.

TẠO TÀI KHOẢN MỚI – MAY MẮN NHẬN VOUCHER 100K

HỌC TẬP ĐIỆN TỬ MIỄN PHÍ

Giới hạn WIP

Việc hạn chế số lượng công việc được thực hiện đồng thời đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả, làm rõ các vấn đề và trở ngại cũng như tạo điều kiện cho việc cải tiến liên tục. Điều này giúp nhóm dễ dàng xác định vấn đề hơn và giảm thiểu chi phí cũng như nỗ lực cần thiết để thay đổi. Ngoài ra, nó cũng tạo ra động lực “kéo” ổn định trong quá trình làm việc bằng cách đảm bảo rằng công việc mới chỉ bắt đầu khi các nhiệm vụ hiện có được hoàn thành.

Quản lý quy trình làm việc

Theo dõi quy trình làm việc thông qua hệ thống Kanban cho phép bạn xác định các vấn đề và đánh giá các lựa chọn thay đổi dựa trên tính hiệu quả. Chính sách quy trình làm việc cần phải minh bạch và rõ ràng. Điều quan trọng là phải giải thích rõ ràng quy trình làm việc để nhóm có thể trao đổi ý tưởng, thảo luận về các cải tiến và cải tiến một cách cởi mở và khách quan thay vì chủ quan. và tình cảm.

Cùng nhau tiến bộ

Xem thêm : Bí quyết sử dụng mô hình AIDA hiệu quả trong Marketing

Thông qua việc khám phá và thử nghiệm trong lĩnh vực khoa học, nhóm có thể tiếp cận để hiểu và tối ưu hóa các quy trình họ đang áp dụng, từ đó cùng nhau phát triển và cải tiến chúng.

Nguyên tắc của bảng thông tin việc làm

Cách ứng dụng Kanban trong quản lý công việc

Hiện nay, Kanban không chỉ được sử dụng trong lĩnh vực đó mà còn có thể được áp dụng linh hoạt, hiệu quả trong nhiều loại hình công ty, ngành nghề khác như Nhân sự, Marketing, Sales,… mang lại nhiều tiềm năng.

Áp dụng Kanban vào quy trình làm việc, kết hợp với triết lý và nguyên tắc Agile, được coi là cách giảm thiểu rủi ro và tăng cơ hội thành công cho dự án. Các công ty hàng đầu thế giới hiện nay đang ứng dụng Kanban, nhận thấy được những ưu điểm vượt trội mà nó mang lại. Dưới đây là các bước đơn giản để bắt đầu áp dụng Kanban:

• Chuẩn bị một bảng từ tính và những tờ giấy ghi chú có màu sắc khác nhau.
• Tạo cột đầu tiên trên bảng Kanban là “Danh sách việc cần làm”. Phân loại nhiệm vụ theo tầm quan trọng và mức độ khẩn cấp bằng cách sử dụng các màu khác nhau và ghi chú vào cột này.
• Cột thứ hai là “Đang tiến hành”, hiển thị những gì đang được thực hiện ở thời điểm hiện tại.
• Cột cuối cùng là “Danh sách đã hoàn thành”. Di chuyển các nhiệm vụ đã hoàn thành từ cột thứ hai sang cột này và tiếp tục lặp lại các bước trên.

Ngoài ra, hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý công việc hỗ trợ thực hành Kanban như Trello, Kanban Tool, Tanca,… để bạn lựa chọn.

Việc quản lý các tác vụ và quy trình trở nên đơn giản hơn rất nhiều với phương pháp Kanban và sự hỗ trợ từ phần mềm tương ứng. Kanban có thể được áp dụng linh hoạt trong nhiều tình huống, ở nhiều nơi và vào nhiều thời điểm khác nhau, miễn là người thực hiện có tư duy hệ thống và hiểu biết sâu sắc về các nguyên tắc của nó.

Hãy nắm bắt những thông tin tuyển dụng mới nhất và ứng tuyển tại School of Transport! Top nhà tuyển dụng tiềm năng đa dạng: Tuyển dụng Pharmacity, tuyển dụng Bệnh viện Tâm Anh, tuyển dụng Imexpharm, tuyển dụng Vinmec, tuyển dụng VNVC, tuyển dụng VCCorp, tuyển dụng Dược Long Châu và tuyển dụng Dược Hậu Giang.

Xem thêm: Scrum là gì? Giá trị cốt lõi và hiện vật của Scrum

— Nội bộ nhân sự —

School of Transport – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam

Nguồn: https://truonggiaothongvantai.edu.vn
Danh mục: Blog