Làm việc với quá nhiều file excel có thể dẫn đến tình trạng hỗn loạn dữ liệu. Việc nhóm các file có cùng đối tượng thành một file sẽ giúp bạn giải quyết được vấn đề trên. Tuy nhiên, việc sao chép dữ liệu theo cách thủ công có thể phá hủy định dạng của file gốc, khiến cấu trúc và khả năng hiển thị bị xấu đi. Vậy làm thế nào để gộp nhiều file excel thành 1 file nhanh chóng và hiệu quả? Hãy tham khảo bài viết dưới đây từ HR Insider nhé!
Khi nào cần gộp nhiều file excel thành 1 file?
Gộp nhiều file thành một file là thao tác phổ biến trong công việc văn phòng hiện nay. Có rất nhiều trường hợp bạn cần gộp nhiều file Excel thành một file duy nhất. Cụ thể những tình huống bạn có thể gặp phải:
Bạn đang xem: Hướng dẫn chi tiết cách gộp nhiều file excel thành 1 file
- Khi bạn Có nhiều bảng tính Excel chứa dữ liệu dữ liệu tương tự từ các nguồn khác nhau và bạn muốn kết hợp chúng vào một bảng tính duy nhất để dễ dàng quản lý và phân tích dữ liệu.
- Khi bạn làm việc với Nhiều bảng tính Excel có cấu trúc giống nhau và bạn muốn tổng hợp dữ liệu từ tất cả các bảng tính đó vào một bảng tính duy nhất. Ví dụ: bạn có thể có bảng tính hàng tháng và muốn tạo bảng tính tóm tắt hàng năm.
- Khi bạn nhận được nhiều tệp Excel từ đối tác hoặc thành viên khác trong tổ chức của mình và bạn muốn hợp nhất tất cả các tệp vào một bảng tính chung để dễ dàng chia sẻ và xem xét.
- Khi bạn muốn tạo báo cáo tóm tắt hoặc biểu đồ từ nhiều bảng tính Excel để hiển thị tổng quan hoặc so sánh dữ liệu.
Khi nào cần gộp nhiều file excel thành 1 file?
Khó khăn khi gộp nhiều file Excel bằng phương pháp truyền thống
Nhiều người đã sử dụng giải pháp ghép file truyền thống khi có nhu cầu gộp nhiều file Excel thành một file. Tuy nhiên, hình thức này mang lại nhiều nhược điểm:
- Phải mất một thời gian dài: Việc sao chép, dán dữ liệu theo cách thủ công sẽ tốn rất nhiều thời gian và công sức.
- Nhiều lỗi phát sinh: Vì sao chép và dán thủ công nên không thể tránh khỏi sai sót, sai sót, đặc biệt trong trường hợp cần gộp số lượng lớn file.
- Khó kiểm soát: Khi phải quản lý nhiều file cùng lúc, bạn sẽ gặp khó khăn trong việc kiểm soát tính chính xác, sai sót của dữ liệu.
- Dữ liệu trùng lặp: Khi hợp nhất các tập tin, dữ liệu trùng lặp có thể xảy ra. Điều này có thể xảy ra khi có các bản ghi giống hệt nhau trong tệp nguồn hoặc khi tệp chứa dữ liệu từ cùng một nguồn nhưng không được cập nhật đồng bộ. Việc xử lý và loại bỏ các bản ghi trùng lặp có thể là một thách thức.
- Nguy cơ mất thông tin: Trong quá trình hợp nhất có thể xảy ra mất mát hoặc sai sót thông tin. Ví dụ: công thức tính toán, định dạng có điều kiện hoặc các tính năng đặc biệt khác có trong tệp gốc. Điều này có thể làm tổn hại đến tính chính xác và tính toàn vẹn của dữ liệu.
Việc gộp nhiều file Excel bằng phương pháp truyền thống tốn rất nhiều thời gian
Bật mí cách gộp nhiều file Excel thành 1 file
Sử dụng macro
Macro là một trong những công cụ giúp bạn gộp nhiều file excel thành 1 file nhanh chóng và dễ dàng. Nhờ đó, bạn có thể Tự động hóa quá trình này thay vì phải thực hiện các thao tác thủ công mất rất nhiều thời gian và công sức.
Cách gộp nhiều file excel thành 1 file bằng Macro như sau:
- Bước 1: Mở file excel và tạo một sheet mới để lưu trữ dữ liệu từ file đã merge.
- Bước 2: Mở file excel đầu tiên cần ghép, nhấn tổ hợp “Ctrl + A” để chọn toàn bộ dữ liệu cần sao chép.
- Bước 3: Sử dụng Macro để sao chép dữ liệu đã chọn vào trang tính mới được tạo ở bước 1.
- Bước 4: Đóng file đầu tiên và mở file tiếp theo để hợp nhất.
- Bước 5: Lặp lại quy trình từ bước 2 đến 4 cho các tệp tiếp theo.
- Bước 6: Lưu file mới vừa tạo từ quá trình ghép file.
Xem thêm : Hướng dẫn cách chuyển hình ảnh thành văn bản trên điện thoại siêu đơn giản ai cũng làm được
Dùng Macro gộp nhiều file excel thành 1 file
Sử dụng tính năng “Kết hợp sổ làm việc”
Sử dụng tính năng “Combine Workbooks” có sẵn trong Excel cũng là cách thuận tiện và đơn giản nhất để gộp nhiều file excel thành một file. Tính năng này cho phép bạn kết hợp nhiều tệp vào một bảng tính chung.
HỌC TẬP ĐIỆN TỬ MIỄN PHÍ
Các bước thực hiện như sau:
- Bước 1: Mở tệp excel
- Bước 2: Chọn “Dữ liệu” => chọn “Lấy dữ liệu” => chọn “Từ tệp”.
- Bước 3: Chọn “Từ sổ làm việc” để mở một tệp Excel khác mà bạn muốn hợp nhất.
- Bước 4: Nhấp chuột phải vào bảng tính mới trong “Power Query Editor => chọn “Đóng và tải” để hợp nhất các tệp thành một tệp mới.
- Bước 5: Chọn “Đóng và tải vào” để lưu tệp mới.
- Bước 6: Hộp thoại “Import Data” xuất hiện các bạn chọn “Table” => Chọn bảng tính mới đã tạo ở bước 5 để gộp các file lại.
- Bước 7: Nhấn OK để hoàn tất quá trình gộp nhiều file excel thành 1 file.
Sử dụng tính năng “Combine Workbooks” có sẵn trong Excel để gộp file
Tính năng “Kết hợp sổ làm việc” trong Excel giúp bạn kết hợp nhiều bảng tính thành một tệp duy nhất, rất hữu ích khi quản lý dữ liệu phức tạp từ các dự án liên quan đến chatbot hoặc tài liệu dịch tiếng Trung. Đặc biệt, trong các dự án FDI hay khi làm việc trực tuyến tại nhà, việc sử dụng tính năng này giúp tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa công việc. Tuy nhiên, nếu không cẩn thận, bạn có thể bị mất những dữ liệu quan trọng. Hiểu cách cố định hàng trong Excel sẽ giúp bạn tránh được những lỗi không đáng có trong quá trình kết hợp dữ liệu. Những lỗi này có thể ảnh hưởng đến các vấn đề tài chính như thuế giấy phép hoặc hợp đồng mua bán. Để đảm bảo hiệu quả công việc, hãy nắm vững cách mở email và cách chuyển Excel sang PDF.
Sử dụng tính năng “Di chuyển hoặc Sao chép”
Tính năng “Di chuyển hoặc Sao chép” cũng cho phép bạn di chuyển hoặc sao chép dữ liệu từ tệp excel sang tệp mới. Các bước để hợp nhất dữ liệu bằng tính năng này như sau:
- Bước 1: Mở tệp excel
- Bước 2: Chọn “Insert” => “Worksheet” để tạo bảng tính mới
- Bước 3: Mở các file excel cần merge
- Bước 4: Tại file muốn di chuyển hoặc sao chép dữ liệu, nhấn chuột phải chọn “Move or Copy”.
- Bước 5: Chọn “Tạo bản sao” để sao chép bảng tính.
- Bước 6: Bấm vào đồng ý.
- Bước 7: Lặp lại các bước từ 2 đến 6 cho các tệp cần sao chép hoặc di chuyển.
- Bước 8: Khi đã hoàn tất việc gộp nhiều file excel thành một file, bạn sẽ thấy một bảng tính chung trong file mới.
Xem thêm : Hàng hóa là gì? Khái niệm, Phân loại và Vai trò trong Nền Kinh tế
Sử dụng tính năng “Move or Copy” có sẵn trong Excel để gộp file
Sử dụng Power Query
Ngoài những cách trên bạn cũng có thể sử dụng Power Query là cách gộp nhiều file excel thành một file. Các bước thực hiện như sau:
- Bước 1: Tải dữ liệu vào Power Query Editor bằng cách bấm vào “Dữ liệu” => chọn “Từ dữ liệu”
- Bước 2: Trong cửa sổ “Get Data” => chọn “From File” và “From Workbook” để lấy dữ liệu từ file excel.
- Bước 3: Mở dữ liệu trong trình chỉnh sửa bằng cách sử dụng “Power Query Navigator”.
- Bước 4: Điều chỉnh dữ liệu theo ý muốn bằng cách sử dụng “Cài đặt truy vấn” và “Các bước áp dụng”.
- Bước 5: Tiếp tục thực hiện từ bước 1 đến bước 4 với các file excel khác để gộp lại.
Sử dụng tính năng Power Query có sẵn trong Excel để gộp file
Sử dụng VBA
Các chuyên gia sử dụng Excel cũng cho rằng, việc gộp nhiều file Excel thành một file bằng VBA là giải pháp thú vị mà bạn có thể cân nhắc khi có nhu cầu. Các bước thực hiện như sau:
- Bước 1: Di chuyển các file excel cần merge vào cùng một thư mục.
- Bước 2: Mở file excel sẽ nhận được dữ liệu từ các file còn lại.
- Bước 3: Vào “Nhà phát triển” => chọn “Visual Basic”.
- Bước 4: Trong cửa sổ “Microsoft Visual Basic cho ứng dụng” => Chọn “Chèn” => chọn “Mô-đun”.
- Bước 5: Thay đổi link thư mục chứa các file cần đưa ở bước 1 vào phần Path của đoạn code sau:
- GetSheets phụ()
- Đường dẫn = “………..”
- Tên tệp = Dir(Đường dẫn & “*.xls”)
- Thực hiện trong khi Tên tệp “”
- Workbooks.Open Filename:=Đường dẫn & Tên tệp, ReadOnly:=True
- Đối với mỗi trang tính trong ActiveWorkbook.Sheets
- Sheet.Copy Sau:=ThisWorkbook.Sheets(1)
- Trang tiếp theo
- Sổ làm việc(Tên tệp).Đóng
- Tên tệp = Dir()
- Vòng lặp
- Kết thúc phụ
- Bước 6: Sao chép mã ở bước 5 và dán vào “Mô-đun”. Lúc này các file trong thư mục đã tạo ở bước 1 sẽ được gộp thành một file duy nhất.
Dùng VBA gộp nhiều file excel thành 1 file
Trên đây là những cách gộp nhiều file excel thành 1 file mà HR Insider muốn chia sẻ tới các bạn. Cách làm không quá khó nhưng đòi hỏi sự cẩn thận và ghi nhớ. Vì vậy, hãy lưu lại những thông tin này để sử dụng khi cần thiết nhé!
Hãy nắm bắt những thông tin tuyển dụng mới nhất và ứng tuyển tại School of Transport! Top nhà tuyển dụng tiềm năng đa dạng: tuyển dụng LEGO, tuyển dụng Xanh SM, tuyển dụng Thế Giới Di Động, tuyển dụng 24h, tuyển dụng DOJI, tuyển dụng Central, tuyển dụng Sungroup và sử dụng tuyển dụng AEON MALL Tân Phú.
— Nội bộ nhân sự —
School of Transport – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam
Nguồn: https://truonggiaothongvantai.edu.vn
Danh mục: Blog
Ý kiến bạn đọc (0)